Eines der zentralen Geräte für den Büroalltag ist der Drucker. Er wird von mehreren Arbeitsplätzen zugleich bedient und muss über eine hohe Druckgeschwindigkeit verfügen sowie mit seinen Druckergebnissen professionellen Ansprüchen genügen. Zudem fallen große Druckmengen bei der Arbeit an. Der Anschaffungspreis für ein teures Modell kann aufgrund der geringen laufenden Kosten eine sinnvolle Investition sein. Entscheidend hierfür ist der Bedarf des konkreten Betriebs. Neben dem Drucker selbst sollte ein Auge auf passende Tinte oder Toner geworfen werden, um dies zu kalkulieren.
Durch das Einsatzgebiet Büro ist noch nicht entschieden, welchen genauen Funktionsumfang der Drucker haben muss. Multifunktionsgeräte bieten am meisten, enthalten dadurch aber möglicherweise auch unnötige Funktionen. Wenn eine Scanfunktion vorhanden ist, bringt ein automatischer Einzug hierfür wertvolle Zeitersparnis. Je nach Größe des Betriebs können mehrere Drucker zum Einsatz kommen, die dann auch verschiedene Aufgaben bewältigen. In Farbe zu drucken ist für viele Anwendungen nicht notwendig, sodass ein monochromer Laserdrucker für die Bewältigung von Textdokumenten die erste Wahl ist.
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Liegt aber sogar der Fokus auf dem Bilddruck, wird an einen Tintenstrahldrucker zu denken sein. Auch durch die zu verarbeitenden Papierformate kommen unterschiedliche Modelle in Betracht. Das DIN A3-Format wird zum Beispiel nur von speziellen Druckern beherrscht, bei denen zum Teil die Papierzufuhr manuell erfolgen muss. Wer ein Modell will, das dies automatisch bewältigt und seine Stärken im Umgang mit dem DIN A3-Format besitzt, muss viel Platz haben und tief in die Tasche greifen.
Spezialist oder Multifunktionsgerät
Viele moderne Drucker sind wahre Alleskönner und decken den ganzen Bedarf für das Kopieren, Scannen und Faxen im Büro ab. Der Anschaffungspreis gegenüber mehreren Einzelgeräten ist geringer und auch die laufenden Kosten lassen sich, wenn sie auf diese Weise gebündelt sind, besser einschätzen. Die Multifunktionsgeräte sparen weiterhin Platz und können den zentralen Ort im Büro für alle Anwendungen darstellen. Ein wesentliches Entscheidungskriterium für den Nutzen der vielen Funktionen ist das Bedienkonzept. Fällt dieses zu umständlich aus, wird der Büroablauf beeinträchtigt.
Beschränken sich die benötigten Aufgaben auf das Drucken, bieten Multifunktionsgeräte keinen Mehrwert. Dann sollte die Wahl auf einen zuverlässigen Drucker fallen, der seine Hauptdisziplin beherrscht.
Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker
Die Entscheidung zwischen Laserdruckern und Tintenstrahldruckern hängt von den Bedürfnissen der Arbeit ab. Laserdrucker stellen in den meisten Fällen die arbeitstechnisch schnellere und langfristig gesehen wirtschaftlich günstigere Variante dar, während Tintenstrahldrucker beim Bilddruck überzeugen können.
Aus finanziellen Gesichtspunkten sind Laserdrucker interessant aufgrund ihrer geringen laufenden Kosten und hohen Lebensdauer, während der Anschaffungspreis eine größere Investition ist. Druckgeschwindigkeit und -qualität sind die größten Vorzüge. Die alltäglichen Aufgaben im Büro meistern Laserdrucker mit Leichtigkeit.
Laserdrucker benötigen eine kurze Wartezeit bis zum Start des Druckvorgangs, weil die Tonerpartikel durch das Zufügen von Hitze erst verflüssigt werden müssen. Das kann bis zu einer halben Minute dauern und sollte beachtet werden, wenn es im Büro um die schnelle Bearbeitung von Aufträgen geht, beispielsweise im Servicebereich mit Kundenkontakt.
Tintenstrahldrucker sind die qualitativ überzeugendere Option, wenn es um Bilddruck geht. Der vergleichsweise kleine Preis erscheint auf den ersten Blick attraktiv, und auch der Stromverbrauch ist geringer als bei den Laserdruckern. Hinsichtlich der Kosten ist aber Vorsicht geboten.
Ein Tintenstrahldrucker sollte regelmäßig benutzt werden. Es ist zum einen möglich, dass die Tintenpatrone austrocknet. Zum anderen gibt es Geräte mit automatischem Druckkopfreinigungspogramm, welches schon nach einigen Stunden ohne Druckvorgang aktiviert wird und Tinte kostet. Auch führen Geräte mit Kombipatronen zu ärgerlichen Kosten, da die komplette Patrone ausgetauscht werden muss, wenn nur eine Farbe zur Neige geht.
Inzwischen haben sowohl Laserdrucker als auch Tintenstrahldrucker in ihren jeweiligen Schwachstellen nachgeholt. Die technische Entwicklung ist aber noch nicht so weit, dass die dargestellten Tendenzen ignoriert werden können. Laserdrucker mit gutem Bilddruck sowie blitzschnelle Tintenstrahldrucker sind derzeit nur in den hohen Preissegmenten zu finden.
Büro oder Homeoffice
Im Homeoffice sind auf andere Qualitäten zu achten: eine WLAN-Funktion zum Beispiel, denn wer möchte schon im eigenen Heim unnötigen Kabelsalat haben. Auch eine kompakte Größe wird zumeist bevorzugt. Die Druckgeschwindigkeit ist hingegen weniger entscheidend, wenn nur eine Person den Drucker verwendet. Auch könnte der Anschaffungspreis eines Laserdruckers schwerer wiegen, wenn man die Folgekosten für Verbrauchsmaterialien bedenkt. In dem kleineren Rahmen des Homeoffice lohnt sich die Investition je nach Druckvolumen nicht.